Winvision

De ideale bezettingsgraad, looproutes, schoonmaakplanning, ventilatie… Real time data maken het op elk device inzichtelijk voor het management, de facility en gebruikers van je gebouw. En beheersbaar. Wel zo wenselijk en veilig in het huidige COVID19-tijdperk. Een volledige integratie van gegevens zorgt er ook voor dat die veiligheid op lange termijn geborgd is. Een toekomststrategie waar elke gebouwbeheerder rekening mee moet gaan houden. Samen met dataplatform-partner Winvision ontwikkelen we Beyond Eyes tot een basisplatform voor office automation.

Wat houdt office automation precies in? En wat kunnen kantoormedewerkers met een slim kantoor? Tech Evangelist Ton de Haan van Winvison geeft een doorkijkje. “Wij helpen Beyond Eyes als tech-partner ontwikkelen en inmiddels willen als early adopter zelf inmiddels niet anders meer voor onze mensen en klanten.” In het nieuwe kantoor van Winvision in Vianen valt bij binnenkomst gelijk het scherm op waar medewerkers de bezetting in het gebouw kunnen aflezen. “Handig hè? Zo kun je gelijk bij binnenkomst zien of je favoriete werkplek nog vrij is,” aldus een enthousiaste De Haan. “Dit is nog maar een kleine stap in de ontwikkeling van office automation hoor. Daar is meer gekoppelde data voor nodig. We meten met 150 sensoren van Beyond Eyes onder de bureaus en in de vergaderruimtes de bezetting en de benutting. In de vergaderruimtes maken we ook gebruik van de comfortsensor om de temperatuur, luchtvochtigheid, het CO2-gehalte, geluidsniveau en de lichtintensiteit te meten.”

“Momenteel hebben we alle ruimte in het nieuwe kantoor. Dat is een luxe die van korte duur is. Sinds vorig jaar zijn we namelijk onderdeel geworden van Odin, een grote IT-groep. Komende maanden groeit het aantal collega’s van 130 naar zo’n 300. Dan wordt het strijden om een werkplek en een vrije vergaderruimte. Daarom is het goed dat we nu al inzicht hebben in de bezetting, benutting en het comfort van het gebouw. Deze data is de sleutel om straks bij een eventuele overbezetting het gebouw efficiënter in te richten en om specifieke diensten te ontwikkelen voor de medewerkers. Inzicht zorgt voor bewustwording op directieniveau en we kunnen direct handelen bij facilitaire vraagstukken.”

“Data over het gebruik van het gebouw is waardevol, maar ik zou nog een stapje verder willen gaan. Zo zou Beyond Eyes als (open) basisplatform kunnen communiceren met het klimaatsysteem, reserveringssysteem, documentsysteem, gebouwbeheersystemen en andere externe services. Op die manier kun je verschillende diensten op het niveau van de medewerker gaan toevoegen; volledig geautomatiseerd. De persoonlijke assistent moet je allereerst herkennen. Bijvoorbeeld via gezichtsherkenning bij binnenkomst. Dat kun je dan koppelen aan de agenda van de medewerker. Met de data kan de assistent adviseren over een vrije werkplek en kan de temperatuur alvast worden aangepast. Op dat niveau heeft data meerwaarde voor de gebruiker.”

"Goedemorgen Ton, hoe gaat het met je? Je eerste afspraak is om 9.30 uur in vergaderzaal 10 op de eerste verdieping. Je gasten zijn aangemeld. In kantoorruimte 3 is nog een werkplek vrij. Het is er 19,5 graden. Fijne dag!"

Een slim kantoor waar de medewerker van binnenkomst tot verlaten van het pand wordt geholpen door een virtuele assistent. Daar ziet De Haan wel wat in. Beyond Eyes kan een interessant basisplatform zijn voor deze vorm van office automation, waarmee het meerwaarde biedt voor de (eind)gebruiker.

Of de receptionist dat bij iedere binnenkomende medewerker gaat vertellen? “Nee hoor, als het aan mij ligt helpt straks een virtuele, persoonlijke assistent je vanaf binnenkomst de dag door”, zegt Ton. “Volledig geautomatiseerd en proactief. Informatie wordt vanuit verschillende diensten aangeboden via screens en op het device van de medewerker. Het doel? De medewerkers optimaal faciliteren en de werkdag zo soepel mogelijk laten verlopen. Dit verhoogt het werkplezier en levert uiteindelijk betere prestaties op.”

“De technologische ontwikkelingen gaan snel. Sensoren worden beter en slimmer. Dat is allemaal al voor handen. Maar wat je ermee doet, hoe je het combineert en wat het kan betekenen voor de gebruikers, dat is veel interessanter. De mogelijkheid om te kunnen voorspellen is zo’n toegevoegde waarde. De basis hiervan ligt in het kunnen herkennen van patronen. En deze patronen doortrekken naar een toekomstige situatie. Een voorbeeld? Als organisatie kun je flinke kosten besparen wanneer data uitwijst dat op bepaalde dagen het kantoorpand maar voor 40% wordt benut. Je kunt beslissen om bepaalde vleugels af te sluiten, waardoor er aanzienlijk op energie- en schoonmaakkosten wordt bespaard. Verwerk je deze voorspelling in een intelligente oplossing, dan komt er geen menselijke interventie meer aan te pas. Het gebouw leert welke dagen het pand druk en minder drukbezet is, sluit automatisch vleugels of delen van het gebouw, stemt het klimaatbeheersysteem hierop af en stuurt de aangepaste schoonmaakroutes door. Daar zie ik veel meerwaarde in. Ik ben echt trots dat we samen met Beyond Eyes in de nabije toekomst dit soort intelligente oplossingen mogen bedenken.”