Aegon

Zijn de werkplekken en de vergaderruimtes voldoende bezet, hoeveel energie kan worden bespaard en waar moet worden schoongemaakt? Theo van Rijn, manager vastgoed bij Aegon, heeft dankzij Beyond Eyes inzicht in deze vraagstukken gekregen.

Zo’n 2.700 sensoren hangen inmiddels in het kantoor van Aegon in Den Haag. Ze monitoren de bezetting en de benutting van het gebouw. Wat kleinschalig begon op zijn eigen facilitaire afdeling, is inmiddels uitgegroeid naar een derde van het gebouw.

De sensoren zijn te vinden onder de bureaus, in de vergaderruimtes, spreekruimtes en in de voorruimtes van de toiletten. De verkregen data geven inzicht in het gedrag van de gebruikers. De sensoren verrichten overigens anonieme metingen, dit met het oog op privacy. Dit jaar wil Theo verder uitbreiden. “Met meer sensoren in een groter gebied kunnen we nóg beter de effecten op onze huisvesting, het energieverbruik en de schoonmaak in kaart brengen.”

Aegon houdt zich al langer actief bezig met optimale afstemming van de huisvesting op de benutting van de medewerkers. Theo: “De data van Beyond Eyes helpen ons daarbij. Op gezette tijden is er discussie over het aantal werkplekken per afdeling en dan vooral over het gevoel dat er een tekort is aan werkplekken. Zodra de data beschikbaar zijn, blijkt de situatie toch anders te zijn. De werkmethoden veranderen ook regelmatig. Op dit moment is er behoefte aan het werken in (agile) teams en dat de beschikbare data helpen ons om de huisvesting daarop aan te passen.”

Kom op een donderdag naar kantoor en er is nauwelijks een vrije werkplek te vinden. De data bevestigen dat deze dag een piekdag is en dat de vrijdag een rustige dag is op kantoor. “We wisten alleen nooit precies hoe druk of hoe rustig het op bepaalde momenten was en wat we daarmee konden doen. We zien nu real time hoe de bezetting van ons kantoor is over de dagen en de uren van de week. Zo sluiten we nu bijvoorbeeld op vrijdag een aantal ruimtes af zodat daar niet schoongemaakt hoeft te worden. We gaan efficiënter om met de beschikbare ruimte.”

“Een sensor ophangen is één. Er iets mee doen is een ander verhaal. De data helpen om het gedrag van onze medewerkers inzichtelijk te maken. Zij hebben vaak niet in de gaten hoe ze een werkplek benutten. De werkafspraak is dat als je jouw werkplek niet langer dan twee uur nodig hebt, je deze vrijmaakt voor een collega. We zien best vaak dat werkplekken langer dan twee uur onbenut blijven terwijl een manager bij ons aanklopt dat er meer behoefte is aan werkplekken,” aldus Theo. “De volgende stap is om Beyond Eyes te koppelen aan ons planningssysteem voor reservering van vergaderruimtes. We willen af van no shows: ruimtes die niet bezet zijn terwijl ze wel gereserveerd waren. Dat percentage is nu 21%. Beyond Eyes kan vrij snel aangeven wanneer een ruimte toch vrij is. Dan kunnen in ieder geval andere mensen er gebruik van maken. Onderzoek wijst uit dat het aantal beschikbare ruimtes in piektijden hierdoor omhoog kan tot 42%. Met dit soort resultaten kunnen we aantonen dat het echt anders kan. Aan onze managers de taak om teams daarop aan te spreken.”

De data van Beyond Eyes hielpen Aegon ook om de schoonmaak effectiever in te richten. “Anderhalf jaar geleden rees de vraag: Hoe kunnen we onze manier van schoonmaken verbeteren? Met slimme prullenbakken bijvoorbeeld. Nu werken we ook met de cleaning app van BE Clean, die routes uitstippelt op basis van de verkregen data. Zo hoeven onze schoonmaakmedewerkers alleen daar schoon te maken waar nodig. Het uiteindelijke doel is dat het werk leuker wordt. Dat zij hun beschikbare tijd efficiënt besteden en werkzaamheden uitvoeren waar behoefte aan is.”

Beyond Eyes heeft tevens een tool ontwikkeld voor verdere verduurzaming van het gebouw: dankzij voorspelling van het gebruik van specifieke afdelingen, kan Aegon delen van het gebouw afsluiten en zo energie- en schoonmaakkosten besparen. “Energiesensoren wezen bijvoorbeeld uit dat wanneer iemand door een bepaald gedeelte van het gebouw liep, de lampen daar de rest van de dag bleven branden. Andere, aangepaste looproutes zorgen inmiddels voor energiebesparingen.”

Momenteel gebruikt Aegon Beyond Eyes voor het monitoren van de maatregelen rondom COVID-19. Real time inzicht in de opvolging hiervan door gebruikers geeft handvatten voor verdere verbetering van de veiligheid.