Zo word je slimmer in facilitair management

Het is bijna een cliché om te zeggen dat data het nieuwe goud is. Data is zeker goud waard, maar het is goed om te weten dat - om je facilitaire processen echt slimmer te maken - data alleen niet genoeg is. Data wordt pas echt waardevol als het goed inzichtelijk is en je goede analyses kunt draaien. Als je dat voor elkaar hebt, levert het meerdere voordelen op:

• Je stuurt de operatie efficiënt aan
• Je handelt proactief in plaats van reactief
• Je neemt (strategische) beslissingen op basis van feiten
• Je meet de genomen maatregelen
• Je rapporteert en deel eenvoudig met in- en externen

Om je te helpen met het verslimmen van facilitair management, vind je hieronder een aantal bruikbare tips.

Het is verleidelijk om de datagedreven transitie in één keer integraal te maken. “Dan zijn we er vanaf”, kun je denken. Maar dit is een enorme investering en een behoorlijk complex traject. Pak daarom niet alles in één keer aan, maar begin klein. Zo kun je geleidelijk aan uitbreiden en verbeteren.

Start met een concrete vraag, bepaal je doelstelling en ga daar heel gericht mee aan de slag. Misschien heb je behoefte aan inzicht in het gebruik (werk)ruimtes omdat je klachten krijgt van gebruikers dat er niet genoeg vrije ruimtes zijn. Dit is een mooie aanleiding om een eerste stap te zetten naar slim facilitair management. Begin met het meten van bezetting en benutting van (werk)ruimtes en plekken.

Maak dit inzichtelijk in een dashboard en je kunt zien hoe verschillende ruimtes bezet en benut worden, zowel real time als historisch. Laat de data bijvoorbeeld zien dat ruimtes wel geboekt worden, maar niet gebruikt? Of zie je dat er ruimtes op bepaalde momenten van de dag leeg staan? Dan kun je daarop acteren zodat ruimtes optimaal gebruikt worden.

Facilitaire leveranciers bieden steeds vaker een datagedreven dienst met een eigen dashboard aan. Zo kun je per facilitair domein beslissingen baseren op data. Een mooie stap! Maar wat nou als je deze domeinen, zoals de energiehuishouding, het binnenklimaat, of het gebruik van je pand met elkaar kunt vergelijken en op kunt afstemmen in één dashboard?

Hier ligt een grote kans. Door data van deze domeinen te bundelen en in één dashboard samen te brengen, kun je meerdere processen tegelijk inzichtelijk maken, met elkaar vergelijken en op elkaar afstemmen. Zo kun je bijvoorbeeld het energieverbruik beter afstemmen de op bezetting en benutting, zonder dat het ten kosten gaat van een aangenaam binnenklimaat.

Daarnaast kun je op basis van bezetting en benutting efficiënter met je energieverbruik omgaan zonder dat het een negatieve invloed heeft op het binnenklimaat van je pand. Als je bijvoorbeeld weet waar mensen zich bevinden, kun je heel gericht verwarmen, maar als dan blijkt dat de temperatuur te hard stijgt, kun je direct ingrijpen.

Het automatiseren van processen is typisch een onderwerp dat past bij slimmer facilitair management. En er zijn processen die redelijk eenvoudig te automatiseren zijn. Een goed voorbeeld is het legionellabeheerplan. Het spoelen en temperaturen van tappunten gaat meestal nog handmatig, kost veel tijd en is repetitief werk waardoor een fout er zo in sluipt. Door temperatuursensoren te koppelen aan waterleidingen, heb je altijd inzicht in de watertemperatuur en hoef je dus niet meer handmatig te temperaturen. En door slimme tappunten te installeren, kun je automatisch spoelen. Dat bespaart tijd, de metingen zijn nauwkeuriger en fouten worden geminimaliseerd.

Om facilitair management slimmer te maken, is een cloudoplossing aan te raden. Dit biedt de mogelijkheid tot maatwerk en je kunt per functieniveau data gepersonaliseerd inzichtelijk maken zonder aanpassingen in het systeem te maken. Zo kan een facilitair manager andere inzichten nodig hebben dan een gebouweigenaar. Ook worden met een cloudoplossing updates automatisch uitgevoerd. Dat maakt de software flexibel en betrouwbaar.

Tot slot is het belangrijk om na te denken over hoe je praktische invulling geeft aan het verslimmen van je facilitaire organisatie. Beyond Eyes kan daarbij helpen. We verzamelen data van verschillende facilitaire domeinen (energie, vastgoedgebruik, binnenklimaat en binnenkort ook afvalstromen) en brengen het samen in één dashboard. Daarnaast kunnen onze domeinexperts advies geven over het verbeterpotentieel en kunnen we via hen de adviezen uitvoeren. Wil je meer weten over hoe Beyond Eyes jou kan helpen je facilitaire processen slimmer te maken? Neem dan gerust contact met ons op.