31 mei 2023
Dankzij de koppeling tussen Beyond Eyes en Exchange Online is het voor facilitair managers makkelijker geworden om gedetailleerd inzicht te krijgen in het daadwerkelijke gebruik van het gebouw via onder andere no-shows en het automatisch vrijgeven van niet gebruikte ruimtes. En dat zonder hun huidige inrichting in Exchange Online voor (vergader)ruimtes te hoeven vervangen.
Praten met andere systemen
Het komt te vaak voor dat er ruimtes worden gereserveerd, maar niet worden gebruikt. Dat zorgt voor inefficiënt ruimtegebruik en irritatie bij gebouwgebruikers. Daar heeft Beyond Eyes een oplossing voor. Remco van Woensel, Product Owner Beyond Eyes, legt uit: “Ons data platform is gekoppeld aan onze bezettings- en benuttingssensoren. Daarnaast kunnen we ons systeem laten praten met andere systemen, waaronder Exchange Online. Dit heeft meerdere voordelen voor de facilitair manager of gebouwbeheerder.”
Onderbouwde beslissing
Eén van die voordelen voor de facilitair manager is dat diegene inzicht krijgt in het vastgoedgebruik. Van Woensel: “Deze koppeling met Exchange Online zorgt ervoor dat bij een no-show een boeking automatisch kan worden geannuleerd, wat direct zichtbaar wordt in onze eigen reserveringsapp en in Outlook. Dit laten we ook zien in ons dashboard. Op die manier krijgt de facilitair manager gedetailleerd inzicht in het daadwerkelijke gebruik van ruimtes en de no-shows. Daardoor kun je onderbouwd beslissingen nemen over bijvoorbeeld het optimaliseren van vierkante meters, het tijdelijk sluiten van gebouwdelen of zelfs het herijken van de vastgoedportefeuille.”
Beter gebruik vastgoed
De koppeling levert nog een voordeel op: een betere benutting van ruimtes. Want dankzij deze koppeling heeft de gebouwgebruiker altijd real time inzicht in beschikbare plekken. Hij of zij kan makkelijk via een plattegrond een ruimte reserveren. Van Woensel: “Je kunt op verschillende kenmerken van de ruimte filteren, afhankelijk van de behoefte van de gebruiker op dat moment. De plattegrond verandert dan mee. Zo zie je eenvoudig welke ruimtes voldoen aan je eisen en beschikbaar zijn. Dat maak de reserveringsapp overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Een voordeel is dat de koppeling ervoor zorgt dat wanneer je via de Beyond Eyes reserveringsapp een ruimte boekt, dat die ruimte ook automatisch geblokt wordt in de Outlook agenda, of andersom. Dit maakt het nog makkelijker om een ruimte te boeken en zo worden ruimtes beter benut.”
De koppeling met Exchange Online geeft de facilitair manager dus meer inzicht en grip op het gebouwgebruik. Diegene heeft altijd gedetailleerd inzicht in het vastgoedgebruik en kan altijd het juiste aantal vierkante meters aanbieden, terwijl (vergader)ruimtes beter worden bezet en benut omdat gebouwgebruikers real time inzicht hebben in de beschikbare. Naast de mogelijkheid om Exchange Online te koppelen aan de Beyond Eyes reserveringsapp, is het ook mogelijk om verschillende FMIS systemen hieraan te koppelen. Wil je weten hoe Beyond Eyes jou kan helpen grip te krijgen op het gebruik van je gebouw(en)? Neem dan gerust contact met ons op.
