Hybride werken vereist een organisch masterplan dat begint met technologie

Het veilig en beheerst faciliteren van de terugkeer naar kantoor en het hybride werken. Een grote uitdaging met een grote impact op de bedrijfsvoering, cultuur, vastgoedkosten en nieuwe investeringen om toekomstbestendig te zijn. Hoe kijkt Heijmans hier tegenaan? We spraken Marc de Vreede, directievoorzitter Bouw & Techniek, Heijmans.

Hybride werken overkwam ons. We gingen er met Heijmans, net als veel andere organisaties, geforceerd in toen Corona uitbrak. Natuurlijk werd er al taakgericht gewerkt en waren middelen als flexplekken aanwezig, maar ik zag al snel de noodzaak van een masterplan om de transformatie in goede banen te leiden. Observaties leerden bijvoorbeeld dat het mailverkeer enorm toenam en er een verschil in tijd en agenda optrad. De werkdagen rekten op, medewerkers stonden de hele week ‘aan’ en dat bracht een disbalans tussen werk en privé. Ik wilde dit weer binnen proportie brengen en zo de balans herstellen.

Maar hoe kom je tot het inrichten van een hybride organisatie? Hoe maak je de verbinding tussen de voordelen ervan, in een bouwbedrijf waar werken op projectbasis de standaard is? Hoewel we voorheen ook al stuurden op gezamenlijkheid en eigen verantwoordelijkheid, gebeurde dit niet structureel. Stap voor stap hebben we de transformatie ingezet en geven we ruimte aan aanpassing per afdeling en/of bedrijfsonderdeel. Er is geen vast kader, de verandering naar hybride werken gebeurt op basis van de verschillende behoeftes.

Technologie is daarbij cruciaal. Dankzij monitoring met sensoren van Beyond Eyes, hebben we inzicht in het gebruik van ons gebouw en kunnen we sturen op de inrichting en het klimaat bijvoorbeeld. Via de reserveringsapp kunnen medewerkers de werkdag plannen en ruimtes reserveren voor meetings of flexwerken. Waar voorheen maandag, dinsdag en donderdag de hoogste bezettingsgraad hadden, worden de gebouwen, ruimtes, parkeerplaatsen en middelen nu efficiënter en gelijkmatiger verspreid over de hele week ingezet. Zo heb ik de bestuursvergadering standaard verzet van maandagochtend naar de woensdag.

Elke maandag krijg ik een overzicht van de bezetting en benutting van de week ervoor, zodat wij daarop kunnen blijven bijsturen. Dit zorgt over de hele breedte voor effectiever management en daarnaast voor minder verspilling en dus lagere kosten van energieverbruik, voor betere ventilatie dankzij minder volle ruimtes en voor minder afval. De cateraar, schoonmaak en andere onderaannemers hebben hier kortom ook profijt van. En niet onbelangrijk: een gezond gebouw met comfortabel klimaat draagt bij aan de vitaliteit van alle gebruikers.

Het is de nieuwe manier van werken, dit is waar we naartoe gaan in de toekomst. Ik ben echt een believer geworden van modern werkgeverschap. Van wél samenwerken maar tegelijkertijd zelfbeschikking over het inrichten van je tijd. Waar ons kantoor voorheen primair als functie had dat je er naartoe kwam om te werken, is het een ontmoetingsplek geworden en dat zal de komende jaren alleen maar toenemen. Medewerkers vinden het fijn om thuis bijvoorbeeld notities uit te werken of projecten voor te bereiden, maar de behoefte aan gesprekken met collega’s bij het koffiezetapparaat of live vergaderen blijft. Of is misschien juist wel groter dan voorheen. De balans tussen werk en privé is nog belangrijker geworden, net als flexibiliteit in de agenda en werkzaamheden.

De transformatie naar hybride werken die we bij Heijmans hebben ingezet, is gebaseerd op organische groei en vertrouwen. Er wordt niet rigide gehandhaafd, medewerkers wennen er stap voor stap aan en dat werpt z’n vruchten af op het gebied van tevredenheid en prestaties. Mensen zijn meer ontspannen, ook als ze rondlopen in het gebouw en hebben zelf grip op hun werkplek; op waar, hoe en wanneer ze werken. Overigens wel binnen heldere kaders en afspraken. Zo worden onze medewerkers – buiten de huidige lockdown – minimaal drie dagen pre week op kantoor verwacht. Bij sommigen roept dat nog weerstand of angst op, voor een coronabesmetting bijvoorbeeld. Maar mijn deur staat open en mensen lopen regelmatig binnen om hun ervaring en advies te delen. De transformatie begint met technologie, maar we doen het vooral samen. Hierdoor blijven we dicht bij wat de medewerkers fijn vinden, zij bepalen mede het tempo en de richting van dit pad. Met als resultaat dat de transformatie als minder heftig wordt ervaren. Het doel is dat we over twee jaar collectief een hybride weg zijn ingeslagen waarbij ieder zijn of haar persoonlijke balans heeft gevonden: in thuiswerken en het ontmoeten op kantoor, bij een project of op de bouw. En die route daarnaartoe, bepalen we de komende jaren samen.