16 december 2021
Met de reserveringsapp van Beyond Eyes geven we gebouwgebruikers inzicht in vrije (werk)plekken en ruimtes en de mogelijkheid deze te reserveren. Middels de zeer gebruiksvriendelijke en intuïtieve bediening kan iedere gebouwgebruiker een werkplek en ruimte reserveren via mobiele telefoon, tablet of desktop. Super handig dus om de terugkeer naar kantoor goed en veilig te laten verlopen.
Beyond Eyes werkt continu aan het verder optimaliseren van de reserveringsapp waarbij we de input van onze klanten erg belangrijk vinden. Mede dankzij hen hebben we drie nieuwe functionaliteiten toegevoegd aan onze reserveringsapp.
#1 Betere spreiding door het instellen van gebruikersgroepen
De reserveringsapp heeft nu de mogelijkheid om gebruikers alleen werkplekken te laten reserveren op toegestane plekken in je pand. Daaraan gekoppeld is er nu ook de mogelijkheid om gebruikers toe te staan op bepaalde dagen en tijden deze werkplek te reserveren. Neem bijvoorbeeld Hans, een medewerker van Finance. Hij mag alleen een werkplek reserveren in de rechtervleugel van de tweede verdieping op maandag, woensdag en vrijdag. Het is hierin mogelijk om Hans aan meerdere groepen toe te voegen, zodat hij op meerdere plekken kan reserveren. Deze nieuwe instelling kan door de facility manager (of een andere verantwoordelijke in jouw organisatie) in het dashboard worden ingeregeld.
Goed om te weten: Beyond Eyes ziet niet dat het hier om Hans gaat; wij slaan immers geen persoonsgegevens op. Het beheer van de gebruikersgroepen ligt bij de organisatie zelf waardoor het wijzigen of aanmaken van gebruikersgroepen snel en flexibel, zonder tussenkomst van Beyond Eyes, kan plaatsvinden.
#2 Reserveren van ruimtes
De mogelijkheid om naast het reserveren van werkplekken ook ruimtes op een makkelijke en flexibele manier te kunnen reserveren is nu ook beschikbaar in onze reserveringsapp. Op deze manier hebben gebruikers maar één applicatie nodig voor het reserveren van een werkplek én een vergaderruimte, Teamsroom, agile ruimte of andersoortige ruimtes. Aan elke ruimte kan extra informatie gekoppeld worden. Denk daarbij aan een foto van de ruimte en de aanwezige voorzieningen zoals een beamer, whiteboard of scherm. Deze extra informatie kunnen gebruikers vervolgens weer gebruiken om snel een geschikte ruimte te vinden. De facility manager (of een andere verantwoordelijke in jouw organisatie) kan daarbij aan de “achterkant” instellen op welke dagen de ruimte te reserveren zijn en tussen welke tijden.
Goed om te weten: het is niet mogelijk te zien wíe er een ruimte gereserveerd heeft, wel dát deze gereserveerd is. Zodoende blijft de privacy van je collega’s gewaarborgd en voldoen we aan alle AVG-richtlijnen.
#3 Live bezetting van ruimtes
Door de reserveringsapp te combineren met de installatie van sensoren ontstaat een zeer krachtige tool waarmee je onder andere de bezetting van ruimtes live kunt tonen aan gebruikers. Dit gaat op dezelfde manier als tot nu toe bij werkplekken mogelijk was: op de plattegrond zijn groene ruimtes beschikbaar, rode zijn bezet en oranje ruimtes zullen mogelijk vrij komen. Zo hebben alle gebruikers live inzicht in de bezetting van de ruimtes in het gehele pand. Dat maakt het reserveren ervan ook makkelijker.
Goed om te weten: hiermee kunnen no shows beter worden gemonitord zodat je een efficiëntere bezetting van ruimtes kunt bereiken én meer tevreden gebruikers die niet meer op zoek hoeven te gaan naar een vrije ruimte.
